De juiste virtuele dataroom provider kiezen is erg belangrijk voor bedrijven die gevoelige documenten veilig willen delen. Bijvoorbeeld als je een fusie of overname krijgt, een juridische audit of nieuwe investeerders wilt zoeken. Een goede online dataroom maakt zulke processen veiliger, sneller en overzichtelijker. Maar wat is een dataroom eigenlijk? En hoe kies je de beste dataroom providers voor jouw organisatie? We hebben de beste opties voor je op een rijtje gezet:
Ideals |
Bekijk meer details |
Ideals is een van de bekendste virtuele datarooms ter wereld. Vooral bedrijven die bezig zijn met een overname of het aantrekken van investeerders kiezen voor Ideals. Het systeem is makkelijk in gebruik, maar biedt toch super sterke beveiliging. Handige extra’s zijn slimme documentbeheer met AI, watermerken op bestanden en uitgebreide controle over wie wat mag zien. Ideals heeft uitgebreide analyse en rapportage waarmee je precies ziet wie welke documenten heeft bekeken, hoe lang en waar de meeste interesse ligt. Ook ondersteunt het meer dan 25 bestandstypen zonder dat je extra software hoeft te installeren.
Ansarada | Prijs – Vanaf €499 p/m |
Ansarada is dé dataroom voor bedrijven die slimme inzichten willen uit hun data. Vooral bij overnames helpt de software je te zien welke partijen écht geïnteresseerd zijn. De AI Deal Workflow begeleidt je stap voor stap door het hele dealproces, inclusief automatische reminders voor deadlines. Het heeft zelfs een scorecard die laat zien hoe goed jouw dealdossier scoort op risico’s. Het systeem houdt ook goed rekening met privacyregels (AVG) en is veilig gecertificeerd. Een goede keuze als je van data houdt, maar voor kleinere bedrijven kan het wel wat overweldigend zijn.
Virtual Vaults | Prijs – Vanaf €250 p/m |
Virtual Vaults is een Nederlandse dataroom, speciaal voor bedrijven die veilig en volgens de Nederlandse regels willen werken. Dat is fijn als je AVG-compliant wil blijven. De basisfuncties zoals versleuteling, toegangsrechten en een audit trail zijn goed. Virtual Vaults heeft standaard gratis archivering van je dataroom na afloop van een bepaald project. Je kunt in Virtual Vaults eenvoudig bulk uploads doen met drag & drop, inclusief automatische indexering. Voor heel ingewikkelde deals of internationale samenwerking mist het soms wat geavanceerde functies.
DealRoom | Prijs – Vanaf €1.250 p/m |
DealRoom is meer dan alleen een veilige plek voor je documenten. Dit platform helpt je het hele dealproces te stroomlijnen, van het eerste contact tot de handtekening. Vooral investeerders, startups en adviseurs werken hier graag mee. Je koppelt DealRoom eenvoudig aan je CRM en je ziet precies wie welke documenten bekijkt. DealRoom gebruikt ook data enrichment, dat is het automatisch aanvullen van investeerdersprofielen met openbare data. Erg handig, maar daardoor is DealRoom wel wat prijziger dan een standaard dataroom.
Datasite | Prijs – Op aanvraag, video’s kosten €8.23 per mb |
Datasite is dé keuze voor grote deals, zoals fusies of beursgangen. Dit platform zit bomvol slimme functies zoals automatische documentherkenning en risicorapporten. Het houdt rekening met alle internationale regels, dus je hoeft je over compliance geen zorgen te maken. Ook de klantenservice spreekt meerdere talen en is 24/7 bereikbaar. Datasite heeft daarnaast ook een Deal Marketing-module waarmee je investeerders snel kunt benaderen en opvolgen. En als je een zwaar beveiligd bedrijf hebt, heeft Datasite ‘two-person integrity checks’, waarbij twee personen elke actie moeten goedkeuren.
Drooms | Prijs – €700 setup + maandelijkse kosten |
Drooms is een Europese speler die vooral populair is bij vastgoeddeals en juridische projecten. Het systeem kan automatisch documenten doorzoeken met de automatische OCR en je kunt heel makkelijk opmerkingen of vragen toevoegen. Ook helpt Drooms je om risico’s direct te labelen met de Findings Manager, zodat je snel actie kunt ondernemen. Na afloop van je deal ontvang je drie fysieke archiefkopieën op USB. Qua beveiliging doet Drooms het goed (AVG-proof), maar de interface voelt wel wat ouderwets aan.
Firmex | Prijs – Op aanvraag |
Firmex is een fijne keuze als je een betrouwbare dataroom zoekt zonder meteen de hoofdprijs te betalen. Vooral mkb-bedrijven gebruiken Firmex voor bijvoorbeeld due diligence of het veilig opslaan van belangrijke documenten. Het systeem is goed beveiligd, heeft een heldere Q&A-functie en biedt 24/7 ondersteuning. Er zit zelfs een gratis training bij voor je team bij de start van elke dataroom. Omdat Firmex betaalbaar wil blijven, krijg je minder uitgebreide analysetools dan bij de duurdere platforms. Maar je kunt daardoor wel de dataroom tijdelijk pauzeren als een deal stilvalt, zonder extra kosten.
Intralinks | Prijs – Op aanvraag |
Intralinks bestaat al heel lang en is vooral populair bij grote bedrijven, banken en advocatenkantoren. Wat Intralinks bijzonder maakt, is dat je erg gedetailleerd kunt instellen wie welke bestanden mag zien, zelfs tot op documentniveau. Dat is handig bij complexe deals met veel partijen. Naast de dataroom biedt Intralinks ook tools om investeerders te benaderen. Qua organisatie is het ook een goed programma, door de auto-indexing tool worden al je bestanden namelijk direct ingedeeld in een logische structuur. Printscreenen en knippen/plakken is onmogelijk dus je bestanden zijn extra veilig.
Imprima | Prijs – Op aanvraag,€120 per GB per kopie |
Imprima is een dataroom met de allerhoogste focus op veiligheid. Om die reden is deze dataroom vooral geschikt voor bedrijven in financiële sectoren. AI wordt hier gebruikt om bepaalde persoonlijke gegevens onzichtbaar te maken. Imprima voldoet aan alle privacyregels, maar omdat het zo sterk gericht is op compliance, is het wat minder geschikt voor mensen zonder juridische achtergrond.
Data Room Box | Prijs – Vanaf €99 p/m |
Data Room Box is ideaal als je een simpele, goedkope dataroom zoekt. Het is vooral geschikt voor kleinere bedrijven of startups die een veilige plek nodig hebben om documenten te delen. Je kunt makkelijk instellen wie toegang heeft en het werkt prima via je browser. Perfect voor eenvoudige deals, maar als je uitgebreide rapportages of slimme analyses wilt, dan kom je hier tekort.
Onehub | Prijs – Vanaf €29,95 p/m |
Onehub is een flexibele dataroom waarmee je makkelijk je eigen huisstijl toevoegt. Dat is bijvoorbeeld handig voor presentaties aan klanten of investeerders. Onehub is daarnaast ook erg makkelijk te gebruiken en heeft basisfuncties zoals audit trails, mobiele toegang en het beheren van rechten. Versleutelde links zorgen ervoor dat je bepaalde bestanden kan delen zonder volledige toegang. Het is echter minder geschikt voor echt complexe transacties, maar perfect voor kleinere projecten of advieswerk.
Wat is een virtuele dataroom en waarom hebben bedrijven het nodig?
Een virtuele dataroom is een erg veilige online opslagplek waar je al je belangrijke documenten bewaart, beheert en deelt. Stel, je werkt samen met een investeerder of je hebt een audit. In plaats van dat je dan al die bestanden los moet mailen, heb je met zo’n dataroom alles bij elkaar op één veilige plek.
Steeds meer bedrijven gebruiken zo’n dataroom omdat de aanbieders ervan precies snappen wat er juridisch en technisch nodig is. Bijna elke branche heeft tegenwoordig te maken met strenge privacyregels. In Europa heb je de AVG, en in Amerika bijvoorbeeld de HIPAA. Een goede dataroom provider zorgt dat hun software volledig aan die regels voldoet, zodat jij minder kans hebt op boetes of datalekken.
Goede datarooms hebben daarnaast allerlei slimme functies die jou een hoop werk uit handen nemen. Je bestanden worden automatisch versleuteld, zodat alleen mensen met toestemming erbij kunnen. Er komt een watermerk op elke pagina te staan, dus je ziet altijd wie het heeft gedownload. En je kunt precies terugzien wie welk document heeft geopend en wanneer dat was. Zo houd jij altijd de touwtjes in handen, werk je veilig samen met anderen en weet je zeker dat je alles netjes volgens de regels doet. Maar waar worden deze online datarooms eigenlijk voor gebruikt?
Toepassingen van virtuele datarooms in de praktijk
Bij processen waar veel partijen meelezen en waar informatiebeveiliging ontzettend belangrijk is, zijn virtuele datarooms een uitkomst. Dit is een plek waar je belangrijke documenten opslaat, deelt en beveiligt. Dit zijn de belangrijkste toepassingen:
Fusies en overnames (M&A)
Tijdens fusies of overnames moet je gevoelige bedrijfsinformatie delen met kopers, investeerders en adviseurs. Dat voelt soms spannend, want hoe voorkom je dat die informatie op straat belandt? Een dataroom voor M&A helpt daarbij. Je bepaalt zelf precies wie welke documenten mag zien. Elk bezoek, elke download en elke wijziging wordt automatisch vastgelegd.
Due diligence
Bij een due diligence wil een potentiële koper precies weten hoe jouw bedrijf er financieel, juridisch en operationeel voor staat. Dat betekent veel documenten delen, en dat moet veilig én overzichtelijk gebeuren. Met een slimme dataroom voor due diligence staan alle bestanden op één centrale plek. De koper kan snel beoordelen, jij houdt controle over wie wat ziet en downloadt.
Voorbereiding op een beursgang (IPO)
Een beursgang vraagt om volledige transparantie. Toezichthouders, banken en investeerders moeten toegang krijgen tot jouw financiële rapporten, contracten en bestuursdocumenten. In een online dataroom regel je dat in één keer goed. Elke partij krijgt precies de informatie die nodig is, altijd up-to-date en voorzien van een duidelijke audit trail. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de eisen, zonder gedoe met losse mappen of achterhaalde bestanden.
Vastgoedtransacties
Bij de aan- of verkoop van vastgoed moet je vaak bergen documenten delen. Van taxaties tot juridische stukken: notarissen, makelaars en investeerders willen het allemaal inzien. Met een virtuele dataroom weet je zeker dat iedereen bij de juiste versie kan, zonder kans op datalekken of verwarring over welk document nu actueel is.
Kapitaalrondes en investeerdersrelaties
Startups kunnen niet zonder een goede dataroom bij het ophalen van investeringen. Investeerders willen inzicht in je plannen, cijfers en prognoses. In plaats van losse mailtjes en gedeelde drives biedt een dataroom één veilige en professionele plek waar alles netjes bij elkaar staat. Dat komt betrouwbaar over en maakt het voor investeerders een stuk makkelijker om snel te beslissen.
Audits en compliance
Bij audits draait alles om transparantie en controle. Met een dataroom zet je alle documenten voor auditors netjes op een rij. Versies, toegangslogs, watermerken: alles ligt vast. Zo toon je eenvoudig aan wie wanneer welk document heeft bekeken of aangepast.
Juridische en financiële diensten
Advocatenkantoren en financiële dienstverleners werken elke dag met vertrouwelijke dossiers. Of het nu gaat om rechtszaken, contractonderhandelingen of financiële rapportages: je wilt altijd controle houden over wie toegang heeft. Met een online dataroom deel je veilig documenten met cliënten, collega’s of de rechtbank.
Strategische samenwerkingen en joint ventures
Samenwerken met andere bedrijven betekent constant documenten uitwisselen. Dat gebeurt nog te vaak via mail of losse clouddiensten, met alle risico’s van dien. Een virtuele dataroom biedt hier een veel veiligere oplossing. Eén centrale plek waar alle partijen bij kunnen, zonder dat iemand per ongeluk bij de verkeerde map kan.
Het verschil tussen virtuele dataroom software en online (cloud) opslag
Misschien gebruik je nu al Google Drive of Dropbox. Dat werkt prima voor gewone bestanden die je elke dag nodig hebt. Maar als je belangrijke documenten hebt, zoals contracten, financiële gegevens of informatie over je klanten, is dat niet ideaal. Daar heb je een virtuele dataroom voor nodig.
Bij een gewone cloudopslag is de beveiliging namelijk vrij basic. Een virtuele dataroom is daar speciaal voor gemaakt. Elk document wordt versleuteld van begin tot eind. Dat betekent dat je bestanden niet alleen beveiligd zijn tijdens het uploaden, maar ook als ze al in die dataroom staan. Dus zelfs als iemand zou proberen in te breken, krijgen ze niks te zien. Daarnaast bepaal je per document wie het mag bekijken, downloaden of bewerken. Alles wat iemand doet, wordt automatisch vastgelegd in een audit trail. Zo weet je altijd wie wanneer welk document heeft geopend of aangepast. Bij standaard cloudopslag ontbreekt die uitgebreide controle vaak helemaal.
Ook op het gebied van samenwerken zijn er verschillen. Bij een digitale dataroom werk je vaak samen met externe partijen, zoals investeerders, juristen of auditors. Zij krijgen tijdelijk toegang en je kunt hun rechten op elk moment aanpassen of intrekken. In gewone cloudopslag zijn die rechten veel globaler geregeld. Daar deel je vaak hele mappen, terwijl je in dataroom software per document exact bepaalt wie wat mag doen. Veel datarooms hebben bovendien extra functies, zoals een Q&A-module voor vragen en antwoorden, automatische watermerken op documenten en slim versiebeheer.
Hoe kies je de beste virtuele dataroom?
Bij het kiezen van de beste dataroom is het belangrijk om goed te letten op de functies die écht belangrijk zijn. Je wilt zeker weten dat de dataroom software past bij wat jouw bedrijf nodig heeft. Denk aan beveiliging, gebruiksgemak, compliance en de reputatie van de provider. Maar hoe kies je de beste dataroom?
Bepaal jouw zakelijke behoeften
De eerste vraag is simpel: waarvoor ga je de dataroom gebruiken? Heb je een veilige plek nodig voor een M&A-proces, waarbij je gevoelige documenten deelt met kopers? Of zoek je dataroom diensten voor juridische transacties, het aantrekken van investeerders, een audit of misschien een beursgang? Elke situatie vraagt om net iets andere functies.
Gaat het om M&A of fundraising, dan is het belangrijk dat je precies kunt zien welke partij welk document heeft geopend. Anderzijds draait het bijvoorbeeld bij audits of compliance checks juist om het aantonen dat je aan alle wettelijke eisen voldoet. Denk ook na over hoeveel opslagruimte en gebruikers je nodig hebt. Een eenvoudige deal heeft genoeg aan een basisoplossing, terwijl je bij een internationale overname echt een robuuste online dataroom nodig hebt.
Beveiliging en compliance standaarden
Kies altijd een dataroom die zijn beveiliging op orde heeft, met keurmerken zoals ISO 27001, SOC 2 en GDPR. Denk daarnaast ook aan end-to-end encryptie, zodat je bestanden zelfs binnen de dataroom versleuteld blijven. Of meervoudige authenticatie en IP-whitelisting, zodat alleen de juiste mensen toegang krijgen. Hoe gevoeliger de informatie die je deelt, hoe belangrijker deze functies worden.
Vergelijk de beste providers op reputatie en compliance
De makkelijkste manier om de juiste online datarooms te vinden? Kijk naar ervaringen van andere bedrijven. Op platforms als G2, TrustRadius en Capterra vind je reviews van bedrijven die al werken met verschillende dataroom diensten. In de reviews kun je zien of de klantenservice, beveiliging en certificeringen in orde zijn, zodat je zeker weet dat je kiest voor een veilige dataroom.
Prijsmodellen vergelijken
Wat kost een dataroom eigenlijk? Qua prijs heb je vaak twee mogelijkheden: een abonnement afsluiten of ‘pay-per-use’. Kies je voor een abonnement, dan betaal je elke maand of elk jaar een vast bedrag. Dat is handig als je vaker een dataroom nodig hebt. Werk je aan één los project, dan lijkt pay-per-use aantrekkelijk. Maar let op: die losse kosten kunnen snel oplopen, vooral als je onverwacht meer opslag of extra gebruikers nodig hebt. Wil je zeker weten waar je aan toe bent? Vraag de provider dan altijd wat de dataroom in totaal kost, inclusief eventuele extra services.
Gebruikersbeheer en toegangscontrole
Bij de beste dataroom hoort een slim systeem waarmee je precies bepaalt wie toegang krijgt tot welke documenten. In een virtuele dataroom stel je per gebruiker of per rol in wie alleen mag kijken, wie mag downloaden en wie bestanden mag aanpassen. Sommige providers blokkeren automatisch het maken van screenshots en voegen bij elk document een watermerk toe met de naam van de gebruiker. Zo weet je altijd wie wat gezien heeft. In de audit log zie je realtime wie welke bestanden heeft geopend. Zo’n gedetailleerde controle maakt een professionele dataroom inrichten veel veiliger dan het werken met standaard clouddiensten.
AI-gestuurde functies voor extra efficiëntie
De beste dataroom software maakt steeds vaker slim gebruik van AI. Die technologie bespaart je enorm veel tijd. Zo kunnen sommige online datarooms documenten automatisch herkennen en direct op de juiste plek zetten. Ook slimme zoekfuncties zijn handig: je vindt razendsnel wat je zoekt, zelfs in gescande PDF’s. Sommige dataroom providers gaan nog verder en laten AI patronen of risico’s in je data herkennen. Vooral bij complexe deals, zoals een overname of audit, is dat een flinke plus.
Mobiele toegang
Moderne virtuele datarooms werkt niet alleen op je computer, maar ook perfect op je smartphone of tablet. Dat is vooral handig als je team op afstand werkt of als beslissers onderweg snel iets willen goedkeuren. Veel virtuele datarooms hebben speciale apps die hier helemaal op zijn ingericht. Natuurlijk blijft veiligheid ook op mobiel topprioriteit. Denk aan app-gebaseerde tweestapsverificatie en encryptie speciaal voor mobiele apparaten.
Gebruiksvriendelijkheid en klantenservice
De beste dataroom combineert veiligheid met gebruiksgemak. Hoe veilig de software ook is, als je team niet snapt hoe het werkt, kost dat tijd en frustratie. Kies daarom een dataroom provider met een duidelijke, logische interface. Vooral bij projecten onder tijdsdruk wil je dat iedereen direct weet hoe het systeem werkt. Goede ondersteuning is ook een must. Zoek een provider die 24/7 klantenservice biedt, het liefst in meerdere talen. Veel aanbieders laten je de software eerst gratis proberen. Dat is een slimme manier om te testen of alles makkelijk werkt.
Deze fouten moet je vermijden bij het kiezen van een dataroom provider
Bij het kiezen van een dataroom provider zijn er valkuilen die je beter kunt vermijden. Ga nooit in zee met een provider die geen officiële certificaten heeft, zoals ISO 27001 of SOC 2. Zonder die waarborgen is de veiligheid van je data een groot risico. Let ook op de software zelf. Een verouderde interface of een dataroom met te weinig functies kost onnodig tijd. En werkt de klantenservice alleen tijdens kantooruren? Dat is onhandig als je team internationaal samenwerkt. Kies voor een bewezen provider die alle eisen afdekt, zodat je dataroom altijd betrouwbaar is.
Hoe zet je een virtuele dataroom op en begin je met gebruiken?
Een virtuele dataroom opzetten klinkt misschien ingewikkeld, maar dat valt best mee. Het is vooral belangrijk dat je weet waar je op moet letten. Als je het goed voorbereid, de juiste instellingen kiest en werkt met betrouwbare dataroom software, heb je zo een veilige online plek waar iedereen makkelijk bij kan.
1. Configureer je virtuele dataroom
De eerste stap bij een dataroom inrichten is het goed instellen van gebruikersrollen. Niet iedereen mag alles zien of aanpassen, dus je bepaalt vooraf precies wie welke rechten krijgt. Interne medewerkers krijgen vaak bredere toegang dan externe adviseurs of investeerders. Zo blijft gevoelige informatie beschermd. Daarna schakel je alle belangrijke beveiligingsopties in. Multi-factor authenticatie zorgt dat gebruikers zich altijd extra moeten identificeren. Watermerken op documenten maken elke kopie herleidbaar, en met een audit log zie je precies wie wat heeft gedaan.
2. Upload en organiseer documenten
Een dataroom opzetten werkt het snelst als je alles goed voorbereidt. Met een bulk upload importeer je direct alle documenten die je nodig hebt. Door een logische mappenstructuur te maken en duidelijke bestandsnamen te gebruiken, zorg je dat iedereen alles snel terugvindt. In sommige software worden documenten automatisch genummerd en geordend. Extra gevoelige bestanden? Stel in dat deze niet gedownload of geprint mogen worden, zodat ze altijd binnen de dataroom blijven.
3. Nodig gebruikers uit en beheer de workflow
Als de structuur staat, nodig je gebruikers uit. Per persoon stel je in welke documenten ze mogen zien, downloaden of bewerken. In sommige dataroom software voeg je goedkeuringsflows toe, waarbij bepaalde documenten pas beschikbaar worden na akkoord van bijvoorbeeld het management. Via de audit log houd je ondertussen exact bij wie wat doet, zodat je altijd controle houdt over je virtuele dataroom.
Veelgestelde vragen over virtuele datarooms
De prijs van een dataroom hangt af van de provider, de functies die je nodig hebt en hoe groot je project is. Voor een simpele dataroom opzetten bij een kleine deal betaal je vaak rond de €99 per maand. Heb je meer opslagruimte, gebruikers of extra functies nodig, dan kan het bedrag oplopen. Bij grote M&A-transacties rekenen sommige providers zelfs duizenden euro’s per project. Het vergelijken van aanbieders loont altijd.
Een M&A dataroom is een speciale virtuele dataroom die bedrijven gebruiken bij fusies en overnames. Tijdens zo’n proces moeten kopers, verkopers en adviseurs veilig toegang hebben tot bedrijfsdocumenten. In plaats van onoverzichtelijke mails, biedt de dataroom één centrale plek voor alles. Met duidelijke rechten en een audit trail weet je altijd wie wat heeft gezien. De beste dataroom providers bieden extra’s zoals dealtracking en een Q&A-module.
Startups zoeken bij het dataroom inrichten vaak naar de beste combinatie van lage kosten en sterke beveiliging. De beste dataroom voor startups is er een die betaalbaar is, maar toch professionele functies biedt. Online platforms zoals Firmex of Data Room Box zijn hiervoor populair. Zij bieden flexibele pakketten zonder hoge enterprise-prijzen. Vaak kun je de software eerst gratis proberen, zodat je zeker weet dat het platform past bij jouw startup.
Virtuele datarooms zijn erg veilig. Je kunt wel het beste kiezen voor datarooms die keurmerken hebben zoals ISO 27001, SOC 2 of GDPR. Dan worden al je bestanden versleuteld van begin tot eind, je bepaalt zelf precies wie erbij mag, en elk document krijgt automatisch een watermerk. En je kunt altijd terugzien wie er iets geopend of gedownload heeft.
Veel dataroom providers snappen dat je de software eerst zelf wilt ervaren. Bekende aanbieders zoals iDeals, Firmex en Onehub bieden daarom vaak een gratis proefperiode van 7 tot 14 dagen. Zo kun je alle functies van de virtuele dataroom software rustig testen. Dat helpt enorm om te bepalen of de software gebruiksvriendelijk is en of het de beste dataroom is voor jouw specifieke situatie.